Case Study: Doanh nghiệp Việt chuyển đổi số thành công trong quản trị nhân sự
- SureHCS Lac Viet
- 17 thg 7
- 4 phút đọc
Trong bối cảnh thị trường lao động ngày càng cạnh tranh và yêu cầu quản trị ngày càng cao, một doanh nghiệp sản xuất tại khu công nghiệp Tân Bình (xin được ẩn danh) đã thực hiện chuyển đổi số bộ phận nhân sự và đạt được những kết quả vượt kỳ vọng. Hành trình ứng dụng công nghệ trong quản trị nhân sự của doanh nghiệp này là một ví dụ tiêu biểu cho sự thay đổi tích cực nhờ phần mềm quản lý nhân sự hiện đại.
Trước khi chuyển đổi: Bài toán nhân sự phức tạp và thiếu minh bạch
Trước khi triển khai công nghệ, bộ phận nhân sự của doanh nghiệp gặp phải hàng loạt vấn đề: dữ liệu nhân viên phân tán ở nhiều file Excel, quy trình chấm công – tính lương rời rạc, quy chế thưởng phạt không nhất quán, đồng thời việc lưu trữ và cập nhật hồ sơ nhân viên chủ yếu bằng tay. Điều này không chỉ làm giảm hiệu suất làm việc của HR mà còn ảnh hưởng đến trải nghiệm của người lao động.
Nhân sự phụ thuộc hoàn toàn vào các bảng biểu thủ công và bộ nhớ cá nhân để theo dõi lịch sử làm việc, hợp đồng, và các thay đổi chính sách. Khi quy mô công ty mở rộng lên hơn 400 nhân viên, các sai sót trong quản lý xuất hiện ngày càng nhiều, gây ra mâu thuẫn nội bộ và mất thời gian xử lý.
Bắt đầu hành trình chuyển đổi số: Từ quyết định đến hành động
Ban lãnh đạo công ty quyết định đầu tư vào phần mềm nhân sự chuyên nghiệp sau một thời gian tìm hiểu và cân nhắc. Họ tham khảo nhiều bảng giá phần mềm quản lý nhân sự trên thị trường để tìm được giải pháp vừa phù hợp ngân sách, vừa đáp ứng nhu cầu quản trị bài bản.
Tuy nhiên, với đặc thù ngành sản xuất – ca kíp luân phiên, hệ số phụ cấp đa dạng – giải pháp đóng gói sẵn không đáp ứng triệt để. Do đó, doanh nghiệp đã tiến hành xây dựng phần mềm nhân sự được tùy biến theo quy trình nội bộ và tích hợp với hệ thống máy chấm công RFID.
Quá trình triển khai diễn ra trong 3 tháng với sự phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận nhân sự, IT nội bộ và đối tác cung cấp phần mềm. Trong giai đoạn thử nghiệm, phần mềm được vận hành song song với hệ thống cũ để đảm bảo tính ổn định và khả năng xử lý tình huống.
Kết quả sau triển khai: Tăng tốc độ – giảm sai sót – tăng trải nghiệm
Chỉ sau 6 tháng vận hành chính thức, doanh nghiệp đã ghi nhận những thay đổi rõ rệt:
Toàn bộ hồ sơ lao động được số hóa và lưu trữ tập trung trên phần mềm. Bộ phận nhân sự có thể truy xuất phần mềm hồ sơ nhân viên chỉ bằng vài cú click, không cần lục tìm tài liệu giấy như trước.
Các tính năng như chấm công tự động, cảnh báo hợp đồng sắp hết hạn, báo cáo biến động nhân sự theo thời gian thực giúp nhân sự tiết kiệm hơn 50% thời gian xử lý công việc lặp lại. Đặc biệt, ban giám đốc có thể theo dõi tính năng của phần mềm nhân sự theo thời gian thực qua dashboard tổng hợp, hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng và chính xác.
Năng suất nhân sự tăng, thời gian làm báo cáo giảm một nửa. Điều này không chỉ tạo áp lực tích cực cho các bộ phận khác mà còn góp phần nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp của doanh nghiệp trong mắt ứng viên và đối tác.
Đặc biệt, đội ngũ quản trị đánh giá cao các lợi ích của phần mềm quản trị nhân sự, nhất là trong việc đảm bảo tính minh bạch, bảo mật dữ liệu và chuẩn hóa quy trình nhân sự.
Bài học kinh nghiệm và khuyến nghị cho doanh nghiệp đang chuyển đổi
Từ kinh nghiệm thực tế, doanh nghiệp rút ra 3 bài học quan trọng:
Chọn đúng giải pháp ngay từ đầu: Việc đánh giá kỹ bảng tính năng, so sánh bảng giá phần mềm quản lý nhân sự và khảo sát thực tế từ các doanh nghiệp đã dùng là điều kiện tiên quyết để không lãng phí thời gian và chi phí triển khai.
Tùy biến theo thực tiễn quản trị: Nếu quy trình nội bộ có nhiều đặc thù, nên ưu tiên phần mềm có khả năng mở rộng và tích hợp thay vì chọn sản phẩm đóng gói.
Xác định rõ người phụ trách chuyển đổi số nhân sự: Một nhóm nhân sự - CNTT - ban lãnh đạo phối hợp là chìa khóa để vận hành trơn tru và tránh tình trạng "vỡ trận" khi áp dụng công nghệ mới.
Trải nghiệm của doanh nghiệp này là minh chứng rõ ràng rằng, chuyển đổi số nhân sự không chỉ là xu hướng mà đã trở thành nhu cầu thiết yếu trong bối cảnh vận hành hiện đại. Khi được triển khai bài bản, phần mềm nhân sự không chỉ giải phóng nguồn lực cho bộ phận HR mà còn tạo tiền đề cho sự phát triển bền vững, minh bạch và cạnh tranh của doanh nghiệp.
Bài viết cùng chủ đề:
Bình luận