5 sai lầm phổ biến khi triển khai phần mềm HRM trong doanh nghiệp vừa và nhỏ

SureHCS Lac Viet
18 thg 7
5 phút đọc

Trong bối cảnh chuyển đổi số ngày càng phổ biến, phần mềm quản lý nhân sự (HRM) đang trở thành một lựa chọn không thể thiếu đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng triển khai phần mềm HRM một cách hiệu quả. Trên thực tế, nhiều tổ chức đầu tư hàng chục, thậm chí hàng trăm triệu đồng cho hệ thống HRM nhưng lại không khai thác hết tiềm năng – hoặc tệ hơn, hệ thống trở thành gánh nặng do triển khai sai cách.

Dưới đây là 5 sai lầm phổ biến nhất mà các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường gặp khi triển khai phần mềm HRM. Việc nhận diện và khắc phục sớm các sai sót này sẽ giúp bạn tối ưu chi phí đầu tư và xây dựng nền tảng nhân sự bền vững, chuyên nghiệp.

Sai lầm 1: Chọn phần mềm HRM mà không hiểu rõ chức năng

Nhiều doanh nghiệp thường tìm phần mềm theo cảm tính hoặc chạy theo lời giới thiệu mà không thực sự hiểu được các chức năng của HRM là gì. Điều này dẫn đến lựa chọn một hệ thống không đáp ứng đúng nhu cầu, gây lãng phí cả thời gian và nguồn lực.

Một phần mềm HRM cần đảm bảo những nhóm chức năng cốt lõi như: quản lý hồ sơ nhân sự, tính lương – chấm công, tuyển dụng – đào tạo và đánh giá hiệu suất. Thiếu một trong các chức năng này, hoặc chức năng không tương thích với quy trình nội bộ, sẽ khiến doanh nghiệp phải “chữa cháy” bằng cách ghép nối thêm phần mềm khác, gây rối hệ thống và khó mở rộng sau này.

Sai lầm 2: Không đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm

Một sai lầm tưởng chừng đơn giản nhưng lại thường xuyên bị bỏ qua là thiếu đào tạo nội bộ. Doanh nghiệp đầu tư phần mềm xịn, tính năng đầy đủ, nhưng lại không tổ chức hướng dẫn chi tiết cho người dùng thực tế.

Kết quả là nhân viên không nắm rõ thao tác, nhập sai dữ liệu hoặc không khai thác đầy đủ chức năng hệ thống. Điều này làm mất niềm tin vào phần mềm, ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc, thậm chí dẫn đến thất bại toàn diện của dự án triển khai.

Để tránh điều này, doanh nghiệp nên phối hợp chặt chẽ với nhà cung cấp phần mềm để xây dựng chương trình đào tạo, cung cấp tài liệu hướng dẫn và duy trì kênh hỗ trợ kỹ thuật trong suốt giai đoạn đầu sử dụng.

Sai lầm 3: Thiếu khả năng tích hợp với các hệ thống khác

Nhiều doanh nghiệp lựa chọn phần mềm HRM mà không xét đến khả năng tích hợp với các hệ thống khác như kế toán, CRM hay hệ thống ERP tổng thể. Việc thiếu tích hợp sẽ buộc doanh nghiệp phải thao tác thủ công nhiều bước, vừa mất thời gian vừa tăng nguy cơ sai sót.

Phần mềm HRM hiện đại cần hỗ trợ API mở hoặc có khả năng đồng bộ dữ liệu với hệ thống sẵn có. Đây là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp vừa tiết kiệm chi phí vận hành, vừa đảm bảo dữ liệu đồng nhất, phục vụ tốt hơn cho công tác phân tích nhân sự và ra quyết định.

Sai lầm 4: Không cập nhật hệ thống thường xuyên

Một số doanh nghiệp có thói quen “cài xong để đó” và bỏ quên việc cập nhật phần mềm định kỳ. Trong khi đó, các phần mềm HRM – đặc biệt là những nền tảng có tích hợp công nghệ mới – thường xuyên phát hành các bản cập nhật để nâng cấp bảo mật, sửa lỗi và bổ sung tính năng mới.

Việc không cập nhật sẽ khiến doanh nghiệp bỏ lỡ những cải tiến hữu ích, thậm chí trở thành mục tiêu của các rủi ro an ninh mạng. Tốt nhất, doanh nghiệp cần duy trì liên lạc với nhà cung cấp để được cập nhật thông tin mới nhất, đồng thời lập kế hoạch cập nhật định kỳ cho hệ thống HRM.

Sai lầm 5: Không tận dụng phân tích dữ liệu từ HRM

Một phần mềm HRM hiện đại không chỉ đơn thuần là công cụ hành chính mà còn đóng vai trò như một trung tâm dữ liệu chiến lược. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp chưa tận dụng hết khả năng phân tích mà hệ thống cung cấp.

Chức năng báo cáo và phân tích dữ liệu trong phần mềm HRM có thể giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định nhân sự chính xác hơn: từ dự báo biến động nhân sự, đánh giá năng suất, đến thiết kế lộ trình phát triển cho từng vị trí. Việc bỏ qua dữ liệu chính là bỏ lỡ lợi thế cạnh tranh.

Trước khi triển khai, hãy hiểu đúng về HRM

Để tránh các sai lầm trên, bước đầu tiên quan trọng nhất là doanh nghiệp cần hiểu rõ bản chất của HRM. Human resources management là gì không chỉ là một khái niệm quản lý nhân sự mà còn là chiến lược tổ chức toàn diện xoay quanh con người.

Bên cạnh đó, cần phân biệt rõ HRM là phần mềm gì? để lựa chọn được giải pháp phù hợp với quy mô, ngành nghề và mục tiêu phát triển của doanh nghiệp. Không phải phần mềm HRM nào trên thị trường cũng giống nhau – sự khác biệt nằm ở mức độ tùy biến, khả năng mở rộng, hỗ trợ kỹ thuật và cả kinh nghiệm triển khai thực tế của nhà cung cấp.

Phần mềm HRM là một công cụ thiết yếu để doanh nghiệp quản trị nhân sự hiệu quả trong thời đại số. Tuy nhiên, nếu không triển khai đúng cách, hệ thống này có thể trở thành “con dao hai lưỡi”. Hiểu rõ về khái niệm, chức năng, lợi ích và những sai lầm cần tránh là bước khởi đầu cần thiết để đảm bảo phần mềm phát huy tối đa giá trị cho tổ chức.

Hãy là người dùng thông minh – đầu tư không chỉ vào phần mềm, mà còn vào cách triển khai và vận hành hiệu quả.

Bài viết cùng chủ đề: